4. AI štítky v Gmailu

Doporučený čas: 60-90 minut
Výstup kapitoly: Vytvoříš sadu AI štítků, které třídí e-maily podle významu zprávy.

Motivace

Běžná pravidla v Gmailu třídí zprávy hlavně podle odesílatele, slov v předmětu nebo adresy příjemce. To pomůže, ale nestačí to vždy. Dvě zprávy od stejného odesílatele mohou mít úplně jiný význam: jedna je jen informace, druhá vyžaduje rychlou reakci.

AI štítky umožňují třídit zprávy podle obsahu.

Cíl scénáře

Inbox se automaticky třídí podle významu zprávy. Jeden e-mail může dostat více štítků současně:

Vedení školy + Administrativa + Vyžaduje akci + Termín

Doporučené štítky

Skupina	Štítky
Akce a priorita	Vyžaduje akci, Urgentní, Termín
Téma	Administrativa, IT, Školení, Studentské aktivity
Oblast nebo odesílatel	Vedení školy, Studenti

Štítek Odpovědět většinou není potřeba. Štítek Vyžaduje akci je širší a zachytí i úkoly, u kterých není nutné odpovídat e-mailem.

Schéma flow

flowchart TD
    A[Gmail: When I get an email]
    B[AI-powered labels: Gemini klasifikuje zprávu]
    C[Gmail: přiřazení jednoho nebo více štítků]
    D[Inbox: barevné štítky a filtry]

    A --> B --> C --> D

Postup

Krok 1: Starter

Vyber:

Gmail → When I get an email

Krok 2: Označení e-mailu

Přidej krok pro označení e-mailu a zapni:

AI-powered labels

U každého štítku vytvoř vlastní popis. Popis je důležitější než samotný název štítku. Podle něj Gemini rozhoduje.

Popisy štítků

Vyžaduje akci

Použij tento štítek, pokud zpráva vyžaduje, abych něco konkrétního udělal, odpověděl, potvrdil, rozhodl, zkontroloval, odevzdal, připravil, doplnil, schválil nebo dále řešil.

Nepoužívej jej pro čistě informační zprávy, newslettery nebo oznámení bez očekávané reakce.

Urgentní

Použij tento štítek pouze tehdy, pokud zpráva vyžaduje rychlé řešení, obsahuje krátký termín, upozorňuje na problém bránící další činnosti nebo výslovně požaduje bezodkladnou reakci.

Neoznačuj zprávu jako urgentní pouze proto, že působí důležitě.

Termín

Použij tento štítek, pokud zpráva obsahuje konkrétní termín, deadline nebo datum, do kterého mám něco udělat, odevzdat, potvrdit nebo vyřešit.

Neoznačuj pouze datum konání akce, pokud z něj pro mě nevyplývá žádná povinnost.

Administrativa

Použij tento štítek pro provozní a administrativní záležitosti školy, například výkazy, formuláře, žádosti, cestovní vyúčtování, rozvrhy, evidenci, dokumentaci, personální nebo organizační administrativu.

Nepoužívej jej pro běžnou pedagogickou komunikaci se studenty.

IT

Použij tento štítek pro zprávy týkající se informačních technologií, digitálních služeb a technického provozu školy.

Patří sem zejména:
- informace od správce sítě nebo IT podpory,
- účty a přístupy,
- licence,
- nové nebo aktualizované aplikace a služby,
- hardware a software,
- bezpečnostní upozornění,
- odstávky a změny systémů,
- technické návody,
- IT školení.

Nepoužívej tento štítek pro běžnou výuku informatiky.

Školení

Použij tento štítek pro zprávy týkající se školení, workshopů, konferencí, webinářů, kurzů a dalšího vzdělávání učitelů nebo zaměstnanců.

Patří sem pozvánky, registrace, organizační informace, změny termínů, materiály ke školení a potvrzení účasti.

Nepoužívej jej pro studentské akce ani pro běžné provozní IT informace.

Studentské aktivity

Použij tento štítek pro zprávy týkající se akcí a aktivit určených studentům mimo běžnou výuku, například výstav, koncertů, přednášek, exkurzí, soutěží, workshopů, výjezdů, pobytů, kulturních nebo sportovních akcí.

Nepoužívej tento štítek pro běžnou komunikaci se studenty o výuce, domácích úkolech, klasifikaci nebo omluvenkách.

Studenti

Použij tento štítek pro zprávy od studentů nebo zprávy, jejichž hlavním tématem je konkrétní požadavek, otázka, omluva, úkol, práce nebo jiná komunikace jednotlivého studenta či skupiny studentů.

Vedení školy

Použij tento štítek pro zprávy od vedení školy nebo zprávy, které se týkají pokynů, rozhodnutí, organizace nebo požadavků vedení školy.

Typicky jde o ředitele, zástupce ředitele nebo jinou osobu jednající jménem vedení.

Zobrazení štítků v Gmailu

V Gmailu otevři:

Nastavení → Zobrazit všechna nastavení → Štítky

U důležitých štítků nastav:

Zobrazit v seznamu zpráv

Přímo v inboxu se vyplatí zobrazovat hlavně:

Vyžaduje akci,
Urgentní,
Termín.

Ostatní štítky mohou sloužit jako tematické filtry.

Doporučené barvy

Štítek	Barva
Urgentní	červená
Termín	oranžová
Vyžaduje akci	žlutá
Vedení školy	fialová
IT	modrá
Školení	zelená
Studenti / Studentské aktivity	světle modrá
Administrativa	šedá

Kontrola kvality

Po několika dnech používání projdi alespoň 20 označených zpráv a polož si otázky:

Dostaly důležité e-maily štítek Vyžaduje akci?
Nepoužívá se Urgentní příliš často?
Nepletou se Studenti a Studentské aktivity?
Jsou tematické štítky užitečné, nebo jich je moc?

Pokud se štítek používá špatně, neupravuj jen jeho název. Uprav hlavně popis.

Praktický úkol

Připrav pět testovacích e-mailů a odhadni štítky ještě před spuštěním:

Zpráva	Očekávané štítky
Žádost vedení o doplnění podkladů do pátku	Vedení školy, Administrativa, Vyžaduje akci, Termín
Pozvánka na webinář o AI	Školení, případně IT
Student prosí o vysvětlení zadání	Studenti, Vyžaduje akci
Newsletter vzdělávací firmy	Bez akčního štítku, případně Školení
Upozornění na odstávku školního systému	IT, případně Termín

Shrnutí

AI štítky jsou užitečné tehdy, když jejich popisy vyjadřují skutečný význam zprávy. Menší počet dobře popsaných štítků je lepší než dlouhý seznam neurčitých kategorií.