3. Sumarizace e-mailů

Doporučený čas: 60-90 minut
Výstup kapitoly: Sestavíš flow, které rozpozná důležitý e-mail, shrne ho a doručí pracovní souhrn.

Motivace

Školní inbox často obsahuje směs důležitých žádostí, organizačních informací, automatických oznámení a newsletterů. Učitel nepotřebuje, aby mu AI četla všechno. Potřebuje rychle poznat, co vyžaduje pozornost.

Cílem scénáře je vytvořit flow, které:

posoudí, zda zpráva vyžaduje reakci nebo další činnost,
stručně shrne obsah,
vypíše úkoly, otázky, rozhodnutí a termíny,
pošle výstup do Gmailu nebo Google Chatu.

Varianta A: zpracování každého důležitého e-mailu

Tato varianta reaguje na nové zprávy. Je vhodná tehdy, když chceš být upozorněn/a na důležité e-maily průběžně.

flowchart TD
    A[Gmail: When I get an email]
    B[Decide: Vyžaduje zpráva pozornost?]
    C{Decision = true?}
    D[Ask Gemini: Shrnutí a akční body]
    E[Google Chat nebo Gmail: Doručení souhrnu]
    X[Konec]

    A --> B --> C
    C -- Ano --> D --> E
    C -- Ne --> X

Krok 1: Starter

Vyber:

Gmail → When I get an email

Flow se spustí při každém novém e-mailu. V dalších krocích budeš pracovat hlavně s proměnnou Email body.

Krok 2: Decide

Pomocí kroku Decide nech Gemini rozhodnout, zda zpráva vyžaduje další pozornost.

Použij vstup:

Email body

Instrukce:

Analyzuj příchozí e-mail z pohledu jeho příjemce.

Rozhodni, zda obsahuje něco, co ode mě vyžaduje nebo rozumně očekává reakci či další činnost.

Za relevantní považuj zejména:
- úkol nebo požadavek, který mám splnit,
- otázku, na kterou mám odpovědět,
- rozhodnutí nebo schválení, které mám provést,
- téma, které mám prověřit, připravit, prodiskutovat, zkontrolovat nebo dále řešit,
- termín, závazek nebo odpovědnost, která se mě týká.

Za relevantní nepovažuj:
- newslettery, reklamy a obecná oznámení,
- čistě informativní zprávy bez očekávané reakce,
- úkoly jednoznačně určené jiné osobě,
- automatická oznámení, pokud ode mě nevyžadují konkrétní akci.

Nevymýšlej úkoly, které z obsahu zprávy jasně nevyplývají.

Krok 3: Check if

Nastav podmínku:

Step 2: Decision is true

Pokud je rozhodnutí false, flow skončí. Tím se zabrání posílání zbytečných souhrnů.

Krok 4: Ask Gemini

Nech Gemini vytvořit pracovní souhrn.

Analyzuj následující e-mail a připrav stručný pracovní souhrn.

Vrať:

1. SHRNUTÍ
Jednou až dvěma větami vysvětli, o čem zpráva je.

2. CO ODE MĚ ZPRÁVA VYŽADUJE
Vypiš pouze skutečné úkoly, otázky, rozhodnutí nebo následné akce.

3. TERMÍNY
Uveď všechny explicitně zmíněné termíny nebo data.
Pokud žádný termín uveden není, napiš "Neuveden".

4. PRIORITA
Urči: NÍZKÁ / STŘEDNÍ / VYSOKÁ.
Vysokou prioritu použij pouze tehdy, pokud zpráva obsahuje krátký termín, naléhavý problém nebo blokuje další činnost.

Nevymýšlej informace, které v e-mailu nejsou.

E-mail:
[Email body]

Krok 5: Doručení výsledku

Výstup můžeš:

poslat sobě do Gmailu,
poslat jako oznámení do Google Chatu,
použít v dalším kroku flow.

Pro první test je nejbezpečnější poslat výstup sám/sama sobě.

Varianta B: denní souhrn nepřečtených e-mailů

Pokud nechceš dostávat upozornění průběžně, použij klidnější variantu s plánovaným spuštěním.

flowchart TD
    A[On a schedule: každý den 7:00]
    B[Gmail: načíst nepřečtené zprávy]
    C[Ask Gemini: denní souhrn]
    D[Gmail nebo Chat: ranní přehled]

    A --> B --> C --> D

Tento model se hodí pro ranní začátek dne. Místo několika upozornění dostaneš jeden přehled.

Kontrola kvality

Po testu zkontroluj:

Kontrola	Otázka
Relevance	Spustilo se flow jen u zpráv, které opravdu vyžadují pozornost?
Úkoly	Neobjevily se ve výstupu domyšlené úkoly?
Termíny	Jsou uvedeny jen termíny, které byly v e-mailu opravdu napsané?
Priorita	Nepoužívá flow příliš často vysokou prioritu?
Příjemce	Posílá se souhrn jen tam, kam má?

Praktický úkol

Vytvoř tři testovací e-maily:

Typ zprávy	Očekávaný výsledek
Newsletter bez požadavku	Flow skončí bez souhrnu.
E-mail s otázkou od vedení školy	Flow připraví souhrn a úkol.
Automatické oznámení bez akce	Flow skončí nebo dá nízkou prioritu.

Potom porovnej skutečné chování flow s očekáváním.

Shrnutí

Scénář ukazuje nejdůležitější princip Workspace Studio: AI nejdříve porozumí obsahu a teprve potom se rozhodne, zda má následovat akce. To je rozdíl proti obyčejnému filtru podle klíčového slova.