1. Základy Workspace Studio
Motivace
Učitel během týdne řeší mnoho drobných informačních úkolů. Čte e-maily, třídí zprávy, kontroluje odpovědi z formulářů, hledá aktuální informace a připravuje podklady pro další hodiny.
Část těchto úkolů je opakovaná. Workspace Studio umožňuje takové situace popsat jako flow: sled kroků, který se spustí ručně, podle času nebo při určité události.
Z čeho se skládá flow
Flow je pracovní postup složený z několika částí:
| Část | Význam | Příklad |
|---|---|---|
| Starter | Určuje, kdy se flow spustí. | Nový e-mail, plánovaný čas, ruční spuštění. |
| Data step | Načte nebo připraví vstupní data. | Tělo e-mailu, řádky v tabulce, odpovědi z formuláře. |
| AI step | Nechá Gemini obsah shrnout, roztřídit nebo vyhodnotit. | Souhrn e-mailu, analýza odpovědí, výběr zpráv. |
| Decision | Rozhodne, zda má flow pokračovat. | Zpráva vyžaduje akci? |
| Action | Provede výsledek v aplikaci. | Pošle e-mail, přidá štítek, odešle zprávu do Chatu. |
Zjednodušeně:
flowchart TD
A[Starter] --> B[Data]
B --> C[Gemini]
C --> D{Rozhodnutí}
D -- Ano --> E[Akce]
D -- Ne --> F[Konec]Kdy má automatizace smysl
Automatizace má smysl, když se úkol opakuje, má jasný vstup a je možné bezpečně určit, co se má stát s výsledkem.
Dobré scénáře:
- shrnout příchozí e-mail,
- označit e-mail vhodnými štítky,
- z odpovědí studentů vybrat opakující se problémy,
- každý pracovní den poslat krátký informační přehled,
- upozornit na zprávy, které vyžadují reakci.
Nevhodné scénáře:
- rozhodování s velkým dopadem bez kontroly člověka,
- hromadné změny dat bez možnosti snadné kontroly,
- automatické posílání citlivých informací mimo školní prostředí,
- úkoly, u kterých není jasné, podle čeho poznat správný výsledek.
Role Gemini
Gemini ve flow nevystupuje jako samostatný učitel ani jako správce školy. Je to nástroj pro práci s obsahem.
Může pomoci například:
- shrnout delší text,
- najít úkoly a termíny,
- rozlišit, zda e-mail vyžaduje pozornost,
- seskupit podobné odpovědi,
- navrhnout další krok.
Je ale potřeba mu dát jasné instrukce. Dobrý prompt neříká jen, co má Gemini vytvořit, ale také co dělat nesmí.
Proměnné
Proměnné předávají data mezi kroky flow. Typický příklad:
Gmail Email body
→ Ask Gemini
→ Content created by Gemini
→ Gmail nebo Google Chat
Proměnnou si lze představit jako hodnotu, která vznikla v předchozím kroku. Pokud flow začne novým e-mailem, může další krok použít jeho předmět, odesílatele nebo tělo zprávy.
Text a seznam
U kroku Ask Gemini je důležité rozlišit, jaký typ výstupu potřebuješ:
| Typ výstupu | Kdy se hodí |
|---|---|
| Text | Souhrn, doporučení, ANO/NE, jeden e-mailový výstup. |
| List | Více položek, které se mají dále zpracovávat jednotlivě. |
Pro většinu scénářů v tomto kurzu stačí Text. Seznam je vhodný až tehdy, když další krok potřebuje pracovat s každou položkou zvlášť, například v cyklu.
Praktický úkol
Vyber jednu opakovanou činnost ze své práce a doplň tabulku:
| Otázka | Odpověď |
|---|---|
| Co se opakuje? | |
| Jaký je vstup? | |
| Jaký výstup potřebuji? | |
| Kdy se má postup spustit? | |
| Co musí před odesláním zkontrolovat člověk? |
Tahák
- Flow je sled kroků.
- Starter určuje spuštění.
- Proměnné přenášejí data.
- Gemini pomáhá porozumět obsahu.
- Akční kroky mohou opravdu měnit data nebo posílat zprávy.
- Nejlepší automatizace řeší konkrétní malý problém.